Código de conduta

1. Objeto

Quando o empresário de 20 anos Marcel Bleustein-Blanchet fundou a Publicis em 1926 em Paris, estabeleceu um conjunto de valores que nos têm inspirado desde então. Graças à sua visão, foram nos guiando para atuar sempre com integridade, lealdade e respeito. Os seus princípios fundamentais continuam presentes quase 100 anos depois (JANUS-Valores da Publicis).

Este Código de Conduta tem como objetivo reiterar as normas e princípios de atuação para os colaboradores das Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal.

Um conjunto de regras similar e mais desenvolvido está incluído em Janus e aplica-se globalmente a todas as empresas da PUBLICIS GROUPE.

2. Alcance

Este Código de Conduta aplica-se especificamente às Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal, aos seus colaboradores e atividades.

As Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal realizam a direção ordinária e a gestão efetiva de cada um dos negócios e têm atribuída a responsabilidade do seu controlo ordinário através dos seus respetivos conselhos de administração e órgãos de direção, que com a supervisão do Compliance Officer para Espanha e Portugal e demais órgãos competentes asseguram a implementação e o acompanhamento dos princípios de atuação recolhidos neste Código, sem prejuízo da adequada coordenação a todos os níveis da PUBLICIS GROUPE.

As Políticas e Procedimentos aplicáveis às Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal, bem como Janus, regem a conduta e o comportamento de todos os colaboradores. Algumas destas regras podem entrar em conflito entre si. Sempre que isto ocorrer, deverá ser tida em conta a regra mais restritiva. Quando as leis locais forem mais restritivas que as nossas Políticas ou Janus, as primeiras deverão prevalecer.

3. Principios orientadores

Todos os colaboradores devem comportar-se de maneira ética e transparente, com integridade e honestidade, além do cumprimento da lei, baseando-se nos seguintes princípios:

Todas as operações e todas as nossas relações com as nossas partes interessadas devem ser realizadas de maneira ética e responsável e devem estar baseadas nos princípios de integridade, honestidade e transparência.
Os colaboradores devem cumprir com as leis e regulamentos aplicáveis a todo o momento.
Os colaboradores são responsáveis pelas suas ações e devem cumprir com as políticas e procedimentos da PUBLICIS GROUPE.
Os colaboradores que incumpram o nosso Código de Conduta ou outras normas estabelecidas nas nossas políticas ou procedimentos poderão estar sujeitos a sanções, que podem incluir a rescisão do contrato, assim como outras possíveis medidas legais e disciplinares. Para mais informação, pode consultar o Procedimento
PR4 Comunicação de Irregularidades, Investigação e Aspectos Disciplinares.

As Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal comprometem-se a cumprir com o Pacto Global das Nações Unidas e a respeitar os Direitos Humanos nas suas ações.

3.1. Princípios no local de trabalho

Os colaboradores da PUBLICIS GROUPE não devem discriminar na contratação, remuneração, acesso à formação, promoção, despedimento ou reforma por motivos de (mas não limitados a) raça, nacionalidade, idade, sexo, estado civil, orientação sexual, ideologia, religião, afiliação sindical, afiliação política, deficiência ou qualquer outra
condição pessoal, física ou social.

Os nossos colaboradores não devem contratar ou empregar, seja diretamente ou através de terceiros, colaboradores menores de idade, de acordo com as normas laborais, e não tolerarão a exploração laboral.

Do mesmo modo, os colaboradores devem tratar-se entre si e a terceiros com respeito e dignidade. Está proibido adotar comportamentos que possam qualificar-se de assédio no local de trabalho. Isto inclui (mas não se limita a) a proibição da violência ou ameaças, a participação em abusos físicos, mentais, verbais, sexuais ou de outro tipo, e qualquer outra conduta que possa criar um ambiente de trabalho intimidatório, ofensivo ou hostil.

Para mais informações, pode consultar a Política PL5 Política de Prevenção e Combate a qualquer forma de Assédio, Violência ou Discriminação.

As Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal proporcionarão as medidas de segurança e higiene adequadas no local de trabalho.

3.2. Princípios para levar a cabo as nossas atividades

Os nossos colaboradores devem levar a cabo as suas atividades de maneira honesta e transparente e cumprir com as nossas políticas, tendo em conta que:

– Temos uma tolerância zero com respeito ao suborno, à corrupção ou qualquer outro crime empresarial. Está proibido oferecer, prometer, dar, aceitar, receber ou solicitar algo de valor (financeiro ou de outro tipo) para si mesmo ou para outra parte, com o fim de induzir uma ação ilegal ou um abuso de confiança, ou para influir indevidamente num ato ou decisão. Também está proibido fazer pagamentos de facilitação. Para mais informação, consulte a Política Anti-suborno e Anti-corrupção Local (PL2 Política Anti-suborno e Anticorrupção).

– Os colaboradores não devem exercer pressão, seja direta ou indiretamente, sobre outras organizações ou sobre funcionários públicos e políticos, e não financiarão partidos políticos nem os seus representantes ou candidatos.

– A receção ou a oferta de convites ou presentes deve realizar-se de acordo com a Política Anti-suborno e Anticorrupção Local (PL2 Política Anti-suborno e Anti-corrupção) no contexto de uma relação comercial legítima.

3.3. Princípios em relação aos nossos clientes e o mercado

As Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal formam parte de um mercado competitivo. Espera-se que os nossos colaboradores levem a cabo as suas atividades de boa-fé, respeitando os interesses dos clientes e consumidores.

Os colaboradores devem evitar qualquer prática que restrinja a livre concorrência, como o conluio, o abuso de uma posição dominante ou os atos de competência desleal.

Os colaboradores devem respeitar os parâmetros das nossas normas setoriais e os códigos de boas práticas das Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal. A nossa atividade empresarial deve ser levada a cabo:

– De boa-fé.

– Honestamente. Os colaboradores não enganarão os clientes, não darão informação falsa nem omitirão informação relevante.

– Respeitosamente. Sob nenhuma circunstância um colaborador pode promover o ódio, a violência ou o comportamento que possa ofender a dignidade de um indivíduo ou coletivo, e aqueles que incentivem ou promovam a realização de condutas ilegais.

Os colaboradores devem respeitar todas as leis e regulamentos aplicáveis em matéria de proteção da propriedade intelectual. O uso de trabalhos protegidos por direitos de autor deve ser realizado de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis.

Os colaboradores não devem obter segredos ou informações confidenciais, internas ou externas, por meios ilegais, nem podem fazer cópias dos segredos ou informações confidenciais para sua divulgação, seja internamente ou para seus clientes ou fornecedores.

Os colaboradores não revelarão nenhuma informação confidencial, interna ou externa, após receber uma solicitação externa, a menos que obtenham as autorizações internas apropriadas.

Todos os nossos profissionais devem cumprir com as leis e regulamentos de proteção de dados aplicáveis. Para mais informações, consulte a Política PL4 Política de Integridade na Atuação Comercial.

3.4. Princípios em relação aos reguladores e à sociedade

Todos os colaboradores devem cooperar com os reguladores e as autoridades dos países nos quais realizam atividades comerciais.

Os nossos colaboradores devem preparar a informação financeira de maneira precisa e oportuna, de acordo com Janus e as normas, leis e regulamentos aplicáveis.

Os nossos colaboradores são obrigados a cumprir com as leis e regulamentos aplicáveis em matérias relacionadas com a Segurança Social e tributários em todas as circunstâncias.

Os nossos colaboradores não devem participar em transações de valores mobiliários e/ou instrumentos financeiros quando estiverem na posse de informação privilegiada, seja essa informação obtida formal ou informalmente. Também é proibido divulgar ou tornar pública a informação privilegiada.

Os nossos colaboradores devem realizar as suas atividades em conformidade com a legislação aplicável sobre a luta contra a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo.

Os nossos colaboradores devem reportar qualquer preocupação relacionada com clientes, fornecedores e parceiros se houver suspeita de que possam estar envolvidos em atividades ilegítimas ou ilícitas através da Plataforma Ethics Concerns e conforme descrito no Procedimento PR4 Comunicação de Irregularidades, Investigação e Aspectos Disciplinares.

É pedido aos nossos colaboradores que garantam que nossos ativos não sejam danificados de nenhuma forma, e que protejam, cuidem e os usem apropriadamente. Sob nenhuma circunstância, os colaboradores se desfazerão de ativos das Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal sem a devida autorização.

Os nossos colaboradores devem cumprir com as normas ambientais e são encorajados a fazer um uso razoável dos recursos naturais. Na medida do possível, devem tentar reduzir a produção de resíduos, o uso de papel e o consumo de eletricidade

3.5. Princípios em matéria de Qualidade, Gestão Ambiental e Segurança e Saúde.

PUBLICIS GROUPE realiza as suas atividades de acordo com a regulamentação aplicável em matéria ambiental e segurança nas suas instalações, na elaboração dos seus produtos e na prestação de serviços.

As Unidades de Negócio de PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal cumprem os requisitos de aplicação do Sistema de Gestão Ambiental PUBLICIS GROUPE, respeitando o meio ambiente e realizando todas aquelas ações para a prevenção da poluição e a preservação do ambiente.

As Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal avaliam os serviços prestados por terceiros por motivos de Qualidade, classificando o cumprimento de contrato e incidentes relevantes no serviço prestado.

Existe um canal de comunicação para contactar com a área de Qualidade e Meio Ambiente utilizando o e-mail mejorascalidadymedioambiente@publicisresources.com.

4. Nossos colaboradores

4.1. Formação

Todos os colaboradores das Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal devem realizar, de forma obrigatória, as formações em matéria de integridade e anticorrupção previstas, sejam de caráter local ou realizadas pela PUBLICIS GROUPE a nível global.

4.2. Compromisso de Integridade

Pelo menos aqueles colaboradores cuja exposição ao risco seja maior que o baixo devem apresentar uma declaração anual que confirme o cumprimento das normas de integridade e prevenção da corrupção.

O formulário para completar o Compromisso de Integridade está integrado na Declaração Anual de Conflito de
Interesses em https://forms.office.com/r/Xn1Ff6AJE2.

Também existe um formulário independente em https://forms.office.com/r/q95j4ficMF.

4.3. Conflitos de interesses

Os conflitos de interesses apresentam um risco maior de criar situações que podem infringir leis anti-corrupção ou criar uma perceção de suborno ou comportamento corrupto.

Todos os colaboradores devem evitar conflitos de interesses e devem declarar qualquer conflito de interesses real ou potencial o mais rápido possível de acordo com a Política de Conflitos de Interesses da PUBLICIS GROUPE. Paramais detalhes, veja a Política de Conflitos de Interesses em JANUS disponível aqui (em inglês).

Adicionalmente, as Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal aplicam o processo estabelecido na Política Anti-suborno e Anti-corrupção Local (PL2 Política Anti-suborno e Anti-corrupção) onde se estabelece a obrigatoriedade de registar qualquer possível conflito de interesse.

O formulário para declarar conflitos de interesse reais ou potenciais é:
https://forms.office.com/r/Xn1Ff6AJE2

4.4. Registo Convites e Presentes; e Doações e Patrocínios

Todos os colaboradores devem registar qualquer doação ou patrocínio, presente ou convite recebido ou oferecido, devendo refletir o nome do destinatário, a empresa, o propósito e seu valor nominal.

O custo total de qualquer convite ou presente oferecido ou recebido por um colaborador não deve exceder 400 euros na Espanha ou 150 euros em Portugal (para convites, considerando o limite para uma única ocasião, não podendo em qualquer caso exceder 3.000 euros em um ano) sem o consentimento prévio por escrito do CEO ou do CFO da Unidade de Negócio ou País correspondente.

Os CFOs monitorarão os presentes e os convites oferecidos e recebidos e verificarão que se respeitem os limites estabelecidos nesta política

O detalhe sobre as regras sobre convites e presentes; e doações e patrocínios encontra-se na Política Anti-suborno e Anti-corrupção Local (PL2 Política Anti-suborno e Anti-corrupção) Esta política é mais restritiva que a política geral
de convites da PUBLICIS GROUPE, aplicando-se com preferência frente à política de grupo.

Para aceder aos formulários onde registar os convites e presentes e as doações e patrocínios, os colaboradores
devem estar registados através das suas contas de colaboradores do Office 365:

– O link para o formulário de Registo de Convites e Presentes é:
https://forms.office.com/r/cgDjq7dPus.

– O link para o formulário de Registo de Doações e Patrocínios é:
https://forms.office.com/r/giL438MZMe.

5. Apoio do compliance officer e comunicação de irregularidades

5.1. Apoio do Compliance Officer para Espanha e Portugal

As Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal contam sempre com o apoio do Compliance Officer que também atua com independência e autonomia relativamente à estrutura hierárquica existente em Espanha e Portugal nas suas atividades de supervisão e controlo. Em caso de dúvida sobre o disposto neste documento ou sobre qualquer outro aspecto relacionado com a integridade ou prevenção à corrupção, o colaborador deverá contactá-lo através do seguinte e-mail:complianceofficeribéria@publicisresources.com.

5.2. Comunicação de Irregularidades

Os colaboradores do PUBLICIS GROUPE e os terceiros com quem interagimos podem denunciar de forma confidencial e anónima, de boa-fé e sem receio de represálias através da Plataforma Ethics Concerns sobre qualquer violação das disposições deste documento ou de qualquer outro da empresa, bem como o incumprimento das normas em vigor relativas à integridade e prevenção da corrupção em nossas atividades. Informações adicionais sobre o processo de comunicação podem ser encontradas na Plataforma.

Além disso, as Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal aplicam o procedimento controlado PR4 Comunicação de Irregularidades, Investigação e Aspectos Disciplinares que estabelece a obrigação de os colaboradores comunicarem, de boa-fé, qualquer irregularidade – ou suspeita da mesma – em relação ao cumprimento das normas em vigor ou das políticas e procedimentos da organização.

6. Referências

– Publicis Groupe JANUS Vol. I
– Publicis Groupe JANUS Vol. I Política de Conflitos de Interesses (em inglês)
– Política Anti-suborno e Anti-corrupção (PL2)
– Política de Integridade na Atuação Comercial (PL4)
– Política de Prevenção e Combate a qualquer forma de Assédio, Violência ou Discriminação (PL5)
– Procedimento de Comunicação de Irregularidade, Investigação e Aspectos Disciplinares (PR4)
– Formulário Conflito de Interesses e Compromisso de Integridade (PL2-F3)
– Formulário Compromisso de Integridade (PL2-F4)
– Formulário Convites e Presentes (PL2-F1)
– Formulário Doação e Patrocínios (PL2-F2)
– Plataforma Ethics Concerns
– Pacto Global das Nações Unidas (Link)