Procedimento do Canal de Denúncias
Comunicação de Irregularidades, investigação e aspectos disciplinares
1. Objeto
Este procedimento tem como objetivo formalizar o mecanismo de denúncia de possíveis violações das nossas políticas e procedimentos ou de outras regras aplicáveis. Uma política semelhante está incluída no Janus e aplica-se globalmente a todas as empresas da PUBLICIS GROUPE.
Adicionalmente, este procedimento visa estabelecer regras gerais para a gestão das investigações realizadas no contexto de potenciais violações nas Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal e, quando apropriado, sancionar possíveis violações do sistema legal ou das nossas políticas ou procedimentos.
Além disso, são estabelecidos os princípios para uma proteção adequada contra represálias que possam ser sofridas por pessoas físicas que denunciem qualquer uma das ações ou omissões no âmbito do Canal.
Visa também fortalecer a cultura da informação, as infraestruturas de integridade das Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal e a promoção da cultura da informação ou comunicação como mecanismo de prevenção e identificação de ameaças ao interesse público.
Neste documento, o conceito ‘Canal de Reclamações’ é utilizado para designar os ‘Sistemas de Informação’ referidos na regulamentação local aplicável e ‘Comunicação de irregularidades’ para a transmissão de informação relevante para efeitos de investigação de possíveis violações ou violações.
Nos aspectos em que este procedimento seja mais restritivo e/ou mais exigente, ou confira maiores direitos em relação ao Política de comunicação de irregularidades sobre integridade da PUBLICIS GROUPE, este Procedimento será preferencialmente aplicado.
2. Escopo
Este procedimento aplica-se às Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal, seus colaboradores e atividades e, na medida em que as informações possam ser enviadas por terceiros, também a eles.
3. Regras gerais de atuação
3.1. Escopo do Canal de Denúncias
O Canal de Denúncias foi disponibilizado para comunicação de irregularidades que envolvam violações das Políticas Globais da PUBLICIS GROUPE, das Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal, do direito da União Europeia e/ou que possa constituir infração penal ou administrativa grave ou muito grave nos termos da legislação em vigor. Eles podem incluir, mas não estão limitados a:
a) A violação do ordenamento jurídico nacional ou internacional, incluindo condutas relacionadas com fraude, corrupção, lavagem de dinheiro e, em geral, a prática de crimes dentro da empresa.
b) O não cumprimento dos padrões éticos, Janus e/ou políticas organizacionais; incluindo falta de diligência, intimidação, assédio, violência, ou abuso de autoridade, discriminação, conflito de interesses, desperdício grave, má gestão ou uso não autorizado de fundos ou recursos da organização, etc.
c) Violação dos direitos humanos, do meio ambiente, da saúde e segurança públicas, da saúde e segurança ocupacional ou do interesse público.
O Canal não foi planeado para a comunicação e investigação de:
a) Conflitos em matéria laboral, exceto quando estes possam estar relacionados com a prática de infracções penais ou administrativas graves ou muito graves ou com situações de discriminação e/ou assédio no trabalho, assédio sexual ou em função do sexo, bem como infracções relacionadas com a saúde e segurança no trabalho. Nestes casos, o presente procedimento actua como complemento dos procedimentos e regulamentos aplicáveis em matéria laboral, caso existam.
b) Conflitos interpessoais ou que afetem apenas o denunciante e e as pessoas a quem se refere a comunicação ou divulgação, ou questões relacionadas com as operações do dia-a-dia ou reclamações relacionadas com as decisões de negócios da empresa.
c) Os conflitos em matéria civil e comercial decorrentes da interpretação de contratos celebrados entre a organização e terceiros (clientes, fornecedores, colaboradores, etc.), salvo quando estes possam estar ligados à prática de infrações penais ou administrativas graves ou muito graves ou a violações de o Direito da União.
d) Conflitos entre organizações com as quais as Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal mantêm relações e o pessoal destas ou de outras pessoas vinculadas a essas organizações quando os factos não estiverem relacionados com as atividades derivadas das relações entre ambas as organizações.
Este procedimento aplicar-se-á aos denunciantes que trabalham no setor privado ou público e que tenham obtido informações sobre violações ou que tenham sido vítimas de tais infracções (por exemplo, em casos de assédio no trabalho, assédio ou discriminação sexual ou baseada no género) em contexto laboral ou profissional, incluindo em qualquer caso:
a) Pessoal dentro da organização, incluindo pessoas que têm o estatuto de trabalhadores, independentemente da relação de trabalho, pessoas que tenham a qualidade de trabalhadores não assalariados, bem como os representantes legais dos trabalhadores no exercício das suas funções de aconselhamento e apoio ao denunciante.
b) Os acionistas, os participantes, as pessoas pertencentes ao órgão de administração, de direção ou de fiscalização da organização, incluindo os membros não executivos, os voluntários, os estagiários, os trabalhadores em período de formação, independentemente de receberem ou não remuneração, bem como aqueles cujo vínculo laboral não tenha ainda iniciado, nos casos em que tenham sido obtidas informações sobre atos impróprios durante o processo de seleção ou negociação pré-contratual; se alguma dessas categorias existir.
c) Qualquer pessoa física ou jurídica que trabalhe sob a supervisão e direção de parceiros comerciais, contratados, subcontratados e/ou fornecedores com os quais a organização tenha estabelecido ou pretenda estabelecer algum tipo de relação comercial, desde que a infração esteja relacionado com as atividades que deram origem à relação entre ambas as organizações.
d) Qualquer outro terceiro, tanto pessoas físicas quanto jurídicas, tais como clientes, fornecedores externos, consultores, assessores, agentes, distribuidores, representantes, intermediários e investidores, com quem a organização mantenha algum tipo de vínculo, seja comercial, consultivo, concorrencial, etc.
3.2. Gerente de canal
O responsável pelo Canal de Denúncias da PUBLICIS GROUPE, no seu conjunto, é o secretário-geral da PUBLICIS GROUPE em França. As comunicações são recebidas apenas pelo Secretário-Geral e pelo Chief Compliance Global Officer da PUBLICIS GROUPE em França.
Sob a direção do Secretário-Geral, todas as reclamações são analisadas e investigadas de maneira estritamente confidencial e de acordo com este Procedimento e Janus. Este poderá delegar aspectos de gestão, investigação e outras tarefas técnicas à sua equipa e, quando aconselhável para a devida investigação de possíveis infrações, a terceiros. A participação de um terceiro externo exigirá, em qualquer caso, que este ofereça garantias adequadas de respeito pela independência, confidencialidade, proteção de dados e sigilo. A gestão da informação por terceiros não poderá prejudicar as garantias e requisitos estabelecidos neste procedimento ou na legislação aplicável. Também não implicará a atribuição de responsabilidade a uma pessoa que não seja o Secretário-Geral da PUBLICIS GROUPE.
Tanto a nomeação como a demissão do Secretário-Geral e da pessoa singular individualmente designada devem ser notificadas à Autoridade Independente de Proteção de Denunciantes nos próximos dez dias úteis, especificando, no caso de rescisão, os motivos que a justificaram.
O secretário-geral da PUBLICIS GROUPE Desempenha as suas funções de forma independente e autónoma relativamente aos restantes órgãos do Grupo, não podendo receber instruções de qualquer espécie no seu exercício, dispondo dos meios pessoais e materiais necessários. Além disso, ele ou ela possui a competência apropriada, bem como a devida integridade e autoridade. Em qualquer caso, será responsável e terá autoridade suficiente para:
a) Desenhar, implementar, operar e melhorar o sistema de gestão de comunicação e investigação de irregularidades (Canal de Denúncias).
a) Garantir que o Canal de Denúncias seja concebido e dotado de recursos para garantir uma avaliação abrangente das comunicações, reduzindo os riscos de má gestão, ou de uma investigação não imparcial ou não independente, ou de ausência de proteção e apoio aos denunciantes. Para isso, terá acesso direto e irrestrito aos recursos apropriados, conforme necessário, para garantir a imparcialidade, integridade e transparência do Canal de Denúncias.
b) Ter a última palavra sobre a avaliação inicial das comunicações, bem como dirigir as investigações quando for acordada a sua realização e propor as ações a serem tomadas uma vez concluídas.
b) Garantir, na medida do possível, que as funções de investigação e proteção sejam desempenhadas de forma independente, colaborando com áreas especializadas quando necessário.
c) Fornecer aconselhamento e orientação sobre o Canal de Denúncias e questões relacionadas à denúncia de irregularidades.
c) Reportar o desempenho do Canal de Denúncias aos órgãos de administração e controlo e, se for caso disso, a outras funções relevantes. Além disso, você terá acesso direto, irrestrito e confidencial ao Conselho Diretivo da organização quando necessário.
3.3. Criação e Acesso ao Canal de Denúncias
3.3.1. Regla Geral
A principal forma de acionar o Canal de Denúncias da PUBLICIS GROUPE a Plataforma de Preocupações Éticas está acessível em https://publicis.whispli.com/lp/ethicsconcerns que todos os denunciantes potenciais podem aceder, quer façam parte de PUBLICIS GROUPE ou não.
Alternativamente, as reclamações poderão ser apresentadas através do envio direto da comunicação ao Secretário-Geral da PUBLICIS GROUPE por e-mail para anne-gabrielle.heilbronner@publicisgroupe.com ou por correio para Publicis Groupe, 133, avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, França.
Quando o denunciante considera que o Secretário-Geral ou Compliance Officer da PUBLICIS GROUPE de França possa estar envolvido na irregularidade denunciada, poderá dirigir a sua comunicação diretamente ao Compliance Officer de Espanha e Portugal, ao responsável pelo Talento, ao CEO do país ou ao CFO do país da organização, abstendo-se de utilizar a Plataforma de Preocupações Éticas.
3.3.2. Regra específica para casos de mobbing, assédio sexual ou com base no género, violência e discriminação.
Para garantir uma proteção adequada, e desde que o trabalhador se sinta confortável, se considerar que foi ou viu alguém ser sujeito a qualquer forma de assédio (incluindo assédio sexual ou baseado no género), violência, discriminação ou retaliação como consequência de ter exercido os seus direitos nesta área, pode comunicar esse facto através dos seguintes canais:
– Ao seu supervisor/manager; que deve levar a situação ao conhecimento do Comité de Compliance (ou de um dos seus membros).
– Ao Talent Business Partner (que deverá dar conhecimento do facto ao Chief Talent Officer Iberia).
– Ao Compliance Officer para Espanha e Portugal.
– Ao Comité de Compliance (ou a um dos seus membros).
– Diretamente para a empresa-mãe do Grupo em França, através da Plataforma Ethics Concerns, tal como indicado na secção anterior.
Os colaboradores podem dirigir-se a qualquer um dos níveis acima referidos, não sendo necessário fazê-lo por esta ordem se, por qualquer razão, não se sentirem confortáveis em comunicar a qualquer um destes níveis ou considerarem que pode haver um conflito de interesses na resolução do caso.
Para além disso, existe uma Política específica para estes casos que estabelece regras complementares às aqui indicadas e que pode ser consultada em PL5 Política de Prevenção e Combate a qualquer forma de Assédio, Violência ou Discriminação.
3.4. Receção, Avaliação, Investigação e Resolução de comunicações.
O processo de processamento das comunicações divide-se em 3 fases, que, se for caso disso, ocorrerão de forma consecutiva:
3.4.1. Receção de comunicações
Uma vez recebida a comunicação pela organização, o aviso de receção da comunicação será enviado ao denunciante, sempre que possível, no prazo de sete dias corridos após a receção, a menos que isso possa comprometer a confidencialidade da comunicação.
A capacidade de investigar uma denúncia de irregularidade dependerá da receção de informações suficientes sobre a mesma.
3.4.2. Avaliação e admissão de comunicações
O Secretário-Geral, o Chief Compliance Global Officer da PUBLICIS GROUPE, ou pessoa por ele designada, avaliará as informações contidas na comunicação e fará uma avaliação inicial dos fatos.
Se a comunicação de irregularidades concluir pela necessidade de uma investigação, esta será realizada por pessoal dos departamentos de Auditoria Interna, Talento, Jurídico ou Compliance ou por especialistas externos, conforme o caso.
A denúncia será compartilhada interna e externamente somente quando apropriado para conduzir uma avaliação e investigação adequadas, de forma estritamente confidencial, por um período proporcional às circunstâncias e complexidades da denúncia.
PUBLICIS GROUPE poderá encaminhar a comunicação de irregularidades ao Compliance Officer de Espanha e Portugal, à Direção Nacional ou a uma unidade de negócio ou Comité local se não tiverem conflito de interesses e puderem resolver o assunto da melhor forma possível. Se for determinado que a comunicação de irregularidades é bem justificada, a pessoa responsável a nível nacional, conforme apropriado, tomará medidas para abordar e resolver o problema. O Compliance Officer de Espanha e Portugal será informado e/ou participará no processo nestes casos.
3.4.3. Investigação e resolução de comunicações de irregularidades
Os prazos de investigação variarão dependendo do conteúdo e da natureza da denúncia. Portanto, não é possível prever com precisão quanto tempo uma investigação demorará até ser concluída. As denúncias de irregularidades serão respondidas no menor prazo possível.
No prazo de três meses após a admissão, o denunciante será informado por escrito das medidas tomadas para avaliar a sua validade e, se for caso disso, como está a ser abordada.
Em qualquer caso, estes prazos poderão ser alterados quando existam regulamentos específicos que estabeleçam outros prazos, por exemplo, para o regime sancionatório no local de trabalho que, regra geral, reduz extraordinariamente os prazos de aplicação de medidas disciplinares e cujo processo deve ser ajustado, quando apropriado.
Durante os trâmites da investigação, os investigados terão direito à presunção de inocência, à defesa dos seus direitos e, salvo motivos para adiá-la, o acesso ao processo., bem como a mesma proteção estabelecida aos denunciantes, preservando a sua identidade e garantindo o sigilo dos factos e dados do procedimento.
A investigação será realizada de forma independente, objetiva, imparcial, confidencial, por pessoa ou equipo com perfil competente e profissional e com total respeito pela legislação aplicável.
-Independente é entendido como significando que a investigação é influenciada ou controlada por outras pessoas, eventos ou incentivos diferentes do objeto específico da investigação e da real determinação do ocorrido.
-Objetiva e imparcial significa que a investigação está isenta de conflitos de interesses, é realizada utilizando métodos objetivos e baseia-se em provas factuais. A investigação não deve ser influenciada por sentimentos, interpretações ou preconceitos pessoais.
-Confidencial significa que todos os documentos e informações recolhidos no contexto da investigação, incluindo registos, provas e relatórios, são tratados de forma confidencial. Os documentos e informações só devem ser divulgados com base na necessidade de conhecimento e os envolvidos na investigação devem estar cientes da legislação aplicável nesta área.
-Entende-se por pessoa ou equipa competente e profissional uma equipa de pessoas que possuem competências profissionais, conhecimentos, experiência, atitude e capacidade para garantir a qualidade do trabalho que lhes é confiado. Uma investigação interna deve ser conduzida com integridade, imparcialidade, veracidade, tenacidade, confiança, inteligência emocional, bom senso e diligência, e concluída em tempo hábil.
– O pleno respeito pela legislação vigente é entendido como a capacidade de identificar regulamentos e legislação aplicável em todas as jurisdições aplicáveis para garantir a legalidade da investigação.
Uma vez concluído todo o trabalho de pesquisa, será elaborado um relatório sobre o ocorrido e será elaborada uma proposta de resolução que será apresentada para discussão e eventual aprovação, modificação ou rejeição. O objetivo deste relatório é proporcionar um conhecimento completo, completo e exato dos factos, para que a organização possa prosseguir no exercício das suas funções de gestão, controlo e disciplinar.
Qualquer colaborador que viole a legislação, políticas e procedimentos vigentes nas Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal qualquer Janus poderá estar sujeito a medidas disciplinares, que podem incluir sanções menores, graves e muito graves, incluindo o despedimento. As sanções serão proporcionais ao referido descumprimento e respeitando a legislação trabalhista aplicável e o acordo coletivo vigente.
Caso se verifique que os factos são susceptíveis de serem considerados como falta grave ou muito grave nos termos do atual regime laboral, será dada transferência definitiva dos factos ao investigado, que nesse caso, terá um prazo, de acordo com a legislação laboral, para argumentar por escrito o que considerar adequado para sua defesa e para fornecer os documentos que considerar de interesse. Decorrido o prazo, e tendo ou não sido apresentadas alegações ou documentação, será tomada a decisão final sobre a imposição ou não da penalidade laboral ou sua eventual modificação.
Uma vez adotada a resolução correspondente, o denunciante será informado – sempre que possível – de que a organização concluiu o tratamento da comunicação de acordo com os seus procedimentos, tendo realizado uma investigação independente, objetiva e imparcial dos fatos relatados, bem como como uma decisão em relação a ele. Por regra, o denunciante não conhecerá os detalhes da decisão adotada como medida de proteção ao investigado.
Usar o canal de denúncia para fazer acusações maliciosas ou falsas, ou para atacar repetidamente um colaborador de forma injusta, será considerado uma violação de nossas políticas e estará sujeito a ação disciplinar mediante investigação e determinação se o canal de denúncia foi utilizado de maneira fraudulenta.
O disposto nesta seção e nas seguintes também se aplicará, na medida do aplicável, quando as investigações não derivarem de informações enviadas através do canal de denúncias, mas sim a possível irregularidade tiver sido apurada por outros meios (auditorias internas). controla revisões, descobertas fortuitas, etc.).
3.4.4. Conservação de informações e dados pessoais
PUBLICIS GROUPE em França dispõe de um livro de registo (ou registo equivalente) da informação recebida e das investigações internas a que deu origem, garantindo, em todos os casos, os requisitos de confidencialidade estabelecidos neste procedimento e na lei.
Este registo não será público e só mediante pedido fundamentado da autoridade judiciária competente, através de despacho, e no âmbito de um processo judicial e sob a tutela desta última, o conteúdo do referido registo poderá ser fornecido em total ou parcialmente. Para tal, tanto o registo como as informações nele contidas não são disponibilizadas às Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal, nem ao Compliance Officer para Espanha e Portugal, a menos que lhe sejam delegados poderes de colaboração em relação às comunicações recebidas. Neste último caso, o Responsável pela Conformidade para Espanha e Portugal registará a sua atividade de colaboração no registo controlado PR4-R1 Registo Local de Investigações.
Dados pessoais relativos às informações recebidas e investigações internas que afetam as Unidades de Negócio da PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal serão conservados apenas pelo período necessário e proporcional ao cumprimento da regulamentação e dos legítimos interesses da organização. Em particular, será levado em conta que:
– Os dados objeto de tratamento poderão ser conservados no sistema apenas durante o tempo necessário para decidir se inicia uma investigação sobre os factos denunciados.
– Caso se comprove que a informação prestada ou parte dela não é verdadeira, deverá ser imediatamente eliminada a partir do momento em que haja provas dessa circunstância, a menos que a referida falta de veracidade possa constituir uma infração penal, caso em que será mantida. as informações durante o tempo necessário durante o qual o procedimento judicial é processado.
– Em qualquer caso, decorridos três meses a partir da receção da comunicação sem que tenham sido iniciadas ações de investigação, a mesma deverá ser eliminada, a menos que o objetivo da conservação seja deixar provas do funcionamento do sistema. As comunicações que não tenham sido processadas só poderão ser registadas de forma anonimizada.
Em nenhum caso os dados poderão ser conservados por um período superior a dez anos.
3.4.5. Acesso e tratamento de dados pessoais
O acesso aos dados pessoais contidos nas comunicações de irregularidades e nas investigações a que estas possam dar origem ficará limitado, no âmbito das suas competências e funções, exclusivamente a:
a) O responsável pelo Canal de Denúncia, como responsável pelo sistema e, se for caso disso, quem o gere diretamente, incluindo a sua equipa ou terceiros, se assim for determinado.
b) O responsável pelo Talento ou o órgão competente devidamente designado, caso possam ser adotadas medidas disciplinares contra um trabalhador.
c) O responsável pelos serviços jurídicos, nos casos em que a adoção de medidas judiciais possa ser adequada em relação aos factos relatados na comunicação.
d) Os responsáveis pelo tratamento eventualmente designados.
e) O responsável pela proteção de dados, se nomeado.
O tratamento de dados por outras pessoas, ou mesmo a sua comunicação a terceiros, será permitido quando for necessário para a adoção de medidas corretivas ou para o processamento de procedimentos sancionatórios ou criminais que, se for caso disso, possam prosseguir.
Em relação aos dados pessoais que tenham sido fornecidos ou obtidos, mas não sejam necessários ao conhecimento e à investigação, é proibido o seu tratamento e deverá ser efetuada a sua eliminação imediata. Da mesma forma, serão excluídos todos os dados pessoais que possam ter sido comunicados e que se refiram a condutas que não estejam incluídas no Escopo do Canal de Denúncias.
Caso a informação recebida contenha dados pessoais enquadrados nas categorias especiais de dados, os mesmos serão imediatamente eliminados, sem que se proceda ao seu registo e tratamento.
3.5. Aumentando a consciencialização sobre o Canal de Denúncias
As Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal receberão ações de conscientização e treinamento de seus colaboradores em relação ao Canal de Denúncias. Esta formação abordará os seguintes temas:
a) A obrigação de utilizar o Canal de Denúncias caso suspeite que ocorreu, está a ocorrer ou poderá ocorrer um ato contrário às políticas da organização ou ao ordenamento jurídico, incluindo a possível prática de crimes ou atos de corrupção.
b) O Canal de Denúncias e seus procedimentos relacionados, incluindo:
– Como ativar o Canal de Denúncias.
– Como e a quem podem fazer perguntas sobre o Canal.
– Os Direitos e obrigações como denunciantes de irregularidades (ou possíveis irregularidades) ou como pessoas sob investigação.
A organização realizará ações de sensibilização dos seus terceiros em termos semelhantes aos dos colaboradores quando assim o determinar com base no risco.
A organização informará os demais terceiros sobre a existência do Canal de Denúncias e os convidará a utilizá-lo caso testemunhem ou suspeitem que esteja ocorrendo algum tipo de irregularidade e/ou infração, incluindo a prática de crimes e atos. de corrupção.
3.6. Proteção de denunciantes
As pessoas que comuniquem ou revelem violações terão direito à proteção desde que existam motivos razoáveis para acreditar que as informações referidas são verdadeiras no momento da comunicação, mesmo quando não forneçam provas conclusivas, a menos que se refiram a informações disponíveis para público, ou que constituam meros boatos, e desde que a informação se enquadre no âmbito do Canal de Denúncias.
Os denunciantes que tenham comunicado informações sobre irregularidades de forma anónima, mas que tenham sido posteriormente identificados, terão direito à proteção nas mesmas condições que os restantes denunciantes.
3.7. Proibição de retaliação contra o denunciante
PUBLICIS GROUPE proíbe expressamente, na medida do possível, atos que constituam retaliação, incluindo ameaças de represálias e tentativas de retaliação contra denunciantes e seus entes queridos.
As medidas de proteção do denunciante serão aplicadas, quando aplicável, a:
a) Pessoas físicas que, no âmbito da organização em que o denunciante presta serviços, auxiliam o denunciante no processo.
b) Pessoas físicas que tenham parentesco com o denunciante e que possam sofrer retaliações, como colegas de trabalho ou familiares do denunciante.
c) Pessoas jurídicas, para as quais trabalhe ou com as quais mantenha qualquer outro tipo de relacionamento em contexto de trabalho ou nas quais detenha participação significativa.
Os repórteres não serão considerados como tendo violado qualquer restrição à divulgação de informações e não incorrerão em qualquer responsabilidade de qualquer tipo em relação a isso, desde que tenham motivos razoáveis para acreditar que a comunicação de tais informações foi necessária para revelar irregularidades. Esta disposição estende-se à comunicação de informação efetuada pelos representantes dos trabalhadores, ainda que estejam sujeitos a obrigações legais de sigilo ou de não divulgação de informação reservada, sem prejuízo das regras específicas de proteção que possam existir de acordo com a legislação laboral em vigor. Tudo isto com exceção das responsabilidades penais que dele possam advir e sempre de acordo com a legislação em vigor.
Qualquer outra eventual responsabilidade do denunciante derivada de atos ou omissões que não estejam relacionados com a comunicação ou que não sejam necessárias para revelar uma irregularidade será exigível de acordo com a regulamentação aplicável.
Os denunciantes que comuniquem ou revelem publicamente informações sobre infrações obtidas no âmbito de qualquer uma das relações previstas quando esta já tenha terminado estarão sujeitos a proteção com base no disposto neste procedimento e na medida das possibilidades reais de aplicação das disposições que tem a PUBLICIS GROUPE.
Será considerada retaliação qualquer ato ou omissão que seja proibido por lei, ou que, direta ou indiretamente, implique tratamento desfavorável que coloque a pessoa que a sofre em particular desvantagem em relação a outrem no contexto laboral ou profissional, apenas devido ao seu status de denunciante, desde que tal ato ou omissão ocorra enquanto durar o procedimento de investigação ou no prazo de dois anos após o seu término.
Abre-se uma exceção caso a referida ação ou omissão possa ser objetivamente justificada em resposta a um fim legítimo e os meios para atingir esse fim sejam necessários e adequados.
A título de exemplo, são considerados retaliação:
– Suspensão do contrato de trabalho, despedimento ou cessação da relação laboral ou estatutária, incluindo a cessação antecipada do contrato de trabalho temporário decorrido o período experimental, ou cessação antecipada ou extinção de contratos de bens ou serviços, imposição de qualquer medida disciplinar , despromoção ou recusa de promoções e qualquer outra modificação substancial das condições de trabalho, salvo se essas medidas tiverem sido praticadas no âmbito do exercício regular do poder de gestão nos termos da legislação laboral, devido a circunstâncias, factos ou infrações comprovadas, e não relacionadas com a apresentação da comunicação.
– Danos, incluindo danos à reputação ou perdas econômicas, coerção, intimidação, assédio ou ostracismo.
– Avaliação negativa ou referências relativas ao trabalho ou desempenho profissional.
– Inclusão em listas negras ou divulgação de informação numa determinada área setorial, que dificulte ou impeça o acesso ao emprego ou à contratação de obras ou serviços.
– Cancelamento de uma licença ou autorização.
3.8. Dever de publicidade do Canal de Denúncias
As informações relativas ao Canal de Denúncias estarão, caso exista, no site da Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal ou, em alternativa, no sítio Web do Publicis Groupe em Espanha e Portugal, numa secção separada e facilmente identificável onde são prestadas informações adequadas, de forma clara e facilmente acessível, sobre a utilização do Canal de Denúncias, bem como sobre os princípios essenciais do seu funcionamento.
3.9. Canais externos
Qualquer pessoa pode comunicar qualquer assunto à Autoridade Independente de Proteção de Denunciantes, às Autoridades Regionais ou a qualquer outra Autoridade autorizada para o efeito através do seu canal de comunicação externo, diretamente ou após comunicação através do canal de denúncia correspondente da PUBLICIS GROUPE.
Para os efeitos acima referidos, e em função da nossa atividade, são constituídos como canais externos os seguintes:
– Para os colaboradores que prestam serviços na Comunidade de Madrid, quando se referem a um caso de infracções cometidas no âmbito do sector público autónomo e local no território da Comunidade de Madrid, o Conselho de Transparência e Proteção de Dados da Comunidade de Madrid será o canal externo.
– Para os colaboradores em regime de prestação de serviços na Catalunha, quando se trate de um caso de corrupção ou de má prática que envolva o sector público catalão, será o Gabinete Antifraude da Catalunha.
– Para os colaboradores s que prestam serviços na Comunidade Valenciana, quando se referirem a um caso de corrupção ou de má prática que envolva o sector público da Comunidade Valenciana, será a Agência Valenciana de Luta Antifraude.
– Para os colaboradores de outras regiões de Espanha (caso existam), bem como para os trabalhadores das regiões acima referidas, quando os canais externos regionais não estiverem previstos, a Autoridade Independente Espanhola para a Proteção dos Denunciantes.
– Para os colaboradores que prestam serviços em Portugal, será o Mecanismo Nacional de Combate à Corrupção (MENAC).
4. Apoio do compliance officer
As Unidades de Negócio do PUBLICIS GROUPE em Espanha e Portugal contam sempre com o apoio do Compliance Officer que também atua com independência e autonomia relativamente à estrutura hierárquica existente em Espanha e Portugal nas suas atividades de supervisão e controlo. Em caso de dúvida sobre o disposto neste documento ou sobre qualquer outro aspecto relacionado com a integridade ou prevenção à corrupção, o colaborador deverá contactá-lo através do seguinte e-mail:complianceofficeriberia@publicisresources.com.
5. Referências
– Publicis Groupe JANUS Vol. I
– Publicis Groupe JANUS Vol. I Política de Comunicação de Irregularidades
– Política de Prevenção e Combate a qualquer forma de Assédio, Violência ou Discriminação (PL5)
– Registo Local de Investigações (PR4-R1)